1. Informacje o niniejszej polityce

Spółki ASK4 Limited i ASK4 Solutions Limited („my”, „nas”, „nasze”) zobowiązują się do ochrony Państwa danych osobowych oraz do przetwarzania ich w sposób uczciwy, zgodny z prawem i przejrzysty.

W niniejszej polityce wyjaśniono, w jaki sposób można złożyć skargę dotyczącą sposobu, w jaki wykorzystujemy dane osobowe użytkownika, oraz w jaki sposób rozpatrzymy tę skargę.

2. Kogo dotyczy niniejsza polityka

Niniejsza polityka dotyczy klientów, potencjalnych klientów, partnerów biznesowych oraz osób odwiedzających nasze strony internetowe.

Dotyczy to również mieszkańców korzystających z naszych usług internetowych lub innych usług zarządzanych.

Jeśli jesteś mieszkańcem, procedura składania skarg dotyczących spraw niezwiązanych z tym, w jaki sposób wykorzystujemy dane osobowe, została opisana w naszej oficjalnej procedurze rozpatrywania skarg.

Niniejsza polityka nie ma zastosowania do skarg wniesionych przez naszych pracowników lub akcjonariuszy, ani do spraw związanych z usługami informatycznymi dla przedsiębiorstw, w ramach których pełnimy rolę podmiotu przetwarzającego dane. W przypadku gdy pełnimy rolę podmiotu przetwarzającego dane, przekażemy skargę odpowiedniemu administratorowi danych, którym zazwyczaj jest nasz klient.

3. Twoje prawo do złożenia skargi

Jeśli nie jesteś zadowolony ze sposobu, w jaki przetwarzamy Twoje dane osobowe, masz prawo złożyć do nas skargę. Możesz zgłosić zastrzeżenia dotyczące:

  • w jaki sposób zebrano lub wykorzystano Państwa dane osobowe;
  • dostęp do swoich danych osobowych;
  • poprawność Państwa danych osobowych;
  • jak długo przechowujemy Państwa dane osobowe;
  • bezpieczeństwo Państwa danych osobowych; lub
  • komunikaty marketingowe, które Państwo otrzymali.

Zachęcamy do skontaktowania się z nami w pierwszej kolejności. W większości przypadków jesteśmy w stanie szybko rozwiązać zgłoszone problemy bez konieczności składania formalnej skargi.

4. Jak złożyć skargę

Można się z nami skontaktować, korzystając z jednej z poniższych metod:

Skontaktuj się z nami, podając następujące informacje:

  • Twoje imię i nazwisko oraz dane kontaktowe;
  • jasny opis zgłaszanej sprawy; oraz
  • wszelkie istotne numery kont lub numery referencyjne, jeśli je posiadasz.

Nie musisz posługiwać się językiem prawniczym. Po prostu opisz nam, co się stało i co chcesz, żebyśmy z tym zrobili.

5. Co będzie dalej?

5.1 Podziękowania

W ciągu 30 dni kalendarzowych potwierdzimy otrzymanie Państwa skargi.

5.2 Ocena i dochodzenie

Zrobimy następujące rzeczy:

  • proszę dokładnie zapoznać się ze swoją skargą;
  • zbadanie odpowiednich systemów, procesów i danych;
  • uwzględnić obowiązujące przepisy dotyczące ochrony danych; oraz
  • w stosownych przypadkach współpracować z podmiotami zewnętrznymi, na przykład gdy przetwarzamy dane osobowe w imieniu właściciela nieruchomości lub usługodawcy.

5.3 Informowanie Państwa na bieżąco

Jeśli Twoja skarga ma złożony charakter lub jej rozpatrzenie wymaga więcej czasu, będziemy Cię na bieżąco informować o postępach i damy Ci znać, jeśli będziemy potrzebować od Ciebie dodatkowych informacji.

5.4 Nasza odpowiedź

Udzielimy pisemnej odpowiedzi bez zbędnej zwłoki. Nasza odpowiedź będzie zawierała:

  • wynik naszego dochodzenia;
  • wyjaśnienie naszej decyzji; oraz
  • szczegółowe informacje na temat wszelkich działań, które podjęliśmy lub zamierzamy podjąć.

6. Weryfikacja tożsamości

Zanim będziemy mogli zająć się Państwa skargą, może zaistnieć konieczność zweryfikowania Państwa tożsamości. Robimy to w celu:

  • chronić Twoje dane osobowe; oraz
  • upewnijmy się, że zwracamy się do właściwej osoby.

Będziemy prosić wyłącznie o informacje, które są niezbędne i proporcjonalne do tego celu.

7. Jeśli nie jesteś zadowolony

Jeśli nasza odpowiedź nie jest dla Państwa satysfakcjonująca, mają Państwo prawo złożyć skargę bezpośrednio do właściwego organu nadzorczego.

Biuro Komisarza ds. Informacji

Zachęcamy do skontaktowania się z nami w pierwszej kolejności, korzystając z podanych powyżej danych kontaktowych, abyśmy mieli możliwość rozwiązania Państwa sprawy.

8. Prowadzenie dokumentacji

Prowadzimy ewidencję skarg i wyników ich rozpatrywania w celu:

  • ulepszać nasze usługi i procesy; oraz
  • wywiązać się z naszych obowiązków prawnych wynikających z przepisów o ochronie danych.

Zgłoszenia reklamacyjne są rozpatrywane zgodnie z naszymi zasadami ochrony danych i przechowywane wyłącznie przez niezbędny okres.

```